Vous organisez un événement et vous aimeriez garder le contact avec vos invités. Demander une adresse email semble simple. Pourtant, la loi pose des règles précises.
Voici comment collecter des emails lors d’un événement sans vous tromper, étape par étape.
Que dit le RGPD sur la collecte d’emails ?
Le RGPD est le Règlement général sur la protection des données, une loi européenne. Une adresse email est une donnée personnelle, car elle permet de reconnaître une personne.
Vous avez le droit de la collecter, à condition de respecter quelques principes simples :
- Vous expliquez clairement pourquoi vous demandez l’email.
- Vous demandez seulement ce qui est utile, souvent l’email et rien d’autre.
- Vous ne gardez pas les données éternellement.
- Vous dites qui utilisera ces informations.
- Vous laissez à la personne le droit de refuser ou de se retirer.
Prenons un exemple. Vous tenez un stand à un salon et vous voulez envoyer un message de remerciement. Si vous demandez aussi l’âge et l’adresse postale sans raison, vous en demandez trop.
Comment demander le consentement correctement ?
Le consentement, c’est l’accord de la personne. Pour être valable, il doit être libre, précis, informé et sans ambiguïté.
Concrètement, cela veut dire une case à cocher, jamais cochée d’avance. La phrase doit être simple, par exemple : « J’accepte de recevoir des nouvelles de [votre nom] par email. »
Autre point important : l’accord doit rester séparé du service rendu. Si un invité veut recevoir sa photo, il ne doit pas être obligé d’accepter vos messages publicitaires. Prévoyez une case distincte pour chaque usage de son adresse.
Enfin, la personne doit pouvoir retirer son accord aussi facilement qu’elle l’a donné.
Faut-il toujours demander un consentement ?
Pas toujours. Tout dépend de la personne et de l’usage que vous faites de son email. Ce tableau résume les cas les plus courants.
| Situation | Accord avant l’envoi ? | Exemple |
| Particulier, newsletter ou offres | Oui | Un invité de fête familiale reçoit vos nouveautés |
| Professionnel, offre liée à son métier | Pas toujours, mais information et refus facile | Un visiteur de salon reçoit une proposition pour son entreprise |
| Envoi de ce que la personne a demandé | Pas d’accord marketing nécessaire | Un invité reçoit sa photo par email |
| Réponse à une demande de contact | Non | Une personne écrit pour avoir des informations |
En France, pour les professionnels, l’offre doit avoir un lien avec leur activité. La personne doit aussi pouvoir dire non en un clic.
Dès que vous voulez envoyer de la publicité à un particulier, l’accord préalable reste la règle la plus sûre.
Que faire de ces emails après l’événement ?
La collecte n’est que la première étape. Ensuite, vous devez traiter les adresses avec soin. Voici l’ordre conseillé :
- Rangez les emails dans un fichier protégé, avec un accès limité.
- Gardez une trace de chaque accord : la date et le texte accepté.
- Ajoutez un lien de désinscription dans chaque message.
- Supprimez les adresses quand elles ne servent plus.
Bon à savoir : si quelqu’un demande la suppression de son email, vous devez en général répondre dans un délai d’un mois.
Pour la durée de conservation, la CNIL, l’autorité française qui veille au respect de cette loi, recommande souvent trois ans après le dernier contact avec un prospect.
Comment un photobooth gère-t-il la collecte d’emails ?
Un photobooth est un bon moment pour demander une adresse. L’invité vient de s’amuser, il veut sa photo et il comprend pourquoi on lui demande son email.
Chez Photobooth Paris, chaque location inclut une collecte d’emails qui respecte le RGPD. Les invités retrouvent aussi leurs photos dans une galerie en ligne. Pour un salon ou une soirée d’équipe, vous pouvez voir nos offres pour les entreprises ou parcourir nos photobooths.
Une précision utile : l’outil facilite la collecte, mais c’est vous qui décidez ensuite de l’usage des emails. Restez donc fidèle à ce que vous avez annoncé aux invités.
Questions fréquentes
Peut-on collecter des emails sans consentement ?
Oui, dans certains cas. Si la personne vous écrit ou demande quelque chose, vous pouvez lui répondre. Pour envoyer de la publicité à un particulier, il faut son accord.
Combien de temps peut-on garder les emails collectés ?
Il n’existe pas de durée unique. Pour des contacts commerciaux, la CNIL recommande souvent trois ans après le dernier échange. Si la personne se retire avant, supprimez son adresse.
Faut-il afficher une information près du photobooth ?
Oui. Un petit texte doit dire qui collecte l’email, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer ses droits. Il doit être lisible avant que l’invité saisisse son adresse.
Un invité peut-il retirer son email plus tard ?
Oui, c’est un droit. Prévoyez une adresse de contact et un lien de désinscription dans vos messages, puis traitez chaque demande rapidement.
Collecter des emails à un événement demande un peu de méthode, mais rien de compliqué. Un accord clair et une information honnête suffisent déjà à bien faire les choses.
Si vous souhaitez voir comment cela se passe avec nos bornes, l’équipe est joignable ici.